“一站式”智慧财务平台为基层教育发展保驾护航

来源:中国会计报    作者:毛亚丹    2022/04/13

《中国会计报》2022年4月8日7版刊登了《“一站式”智慧财务平台为基层教育发展保驾护航》一文,着重介绍了浙江省义乌市教育局借助数字化平台为基层教育发展提供更优质的财务服务,助推基层教育财务管理制度体系革新。云内控作为系统开发及内控咨询厂商为义乌教育贡献一份我们的力量!


具体内容如下:

近年来,浙江省义乌市教育局立足实践,深入剖析中小学财务管理工作存在的痛点和难点,采取“制度+数字化”的推进思路,将制度通过数字化落地,依托数字化推动制度革新,打造横纵一体监管,逐步实现“一站式”智慧财务,借助数字化平台为基层教育发展提供更优质的财务服务,助推基层教育财务管理制度体系革新。

   “一站式”场景延伸——“1+4+13”

智慧财务“一站办”的“1”对于不同视角的人,适用于不同的场景和需求。具体可以细分为业务视角下的一站式操作、管理视角下的一站式管理、决策视角下的一站式决策、监督视角下的一站式监督等4个方面,涵盖13个领域的管理。

一站式操作涵盖预算、支出、教育资助、合同、建设项目、绩效考核等领域的核心环节与程序。

一站式管理是在一站式操作的基础上,将管理要求渗透到业务中,形成规则库、台账库、报表库等。

一站式决策涵盖决策分析和基于大数据分析的管理驾驶舱。

一站式监督涵盖业务监督和履职监督。

“一站式”场景示例——预算管理

以预算管理为例,平台将预算与收支执行紧密衔接,形成预算批复、预算控制、经费预算决策、预算执行、预算跟踪、次年预算批复的管理闭环。

具体来说,一是将教育系统所有学校单位的预算进行全覆盖管理,内嵌到智慧财务平台中,未纳入平台的预算不得列支。

二是明确各学校单位预算项目执行责任主体,将“谁使用、谁负责”的理念贯彻到平台中,确保与业务不相干的、不具备履职担当能力的无法使用经费。

三是逐步将各个学校单位的预算进行分类精细化管理,针对“三公”、会议、培训以及项目经费等,细化到每一个辅助科目的额度控制,其他风险相对较低的预算项目实行统筹管理、统筹使用模式。

四是经费线上审批,发起强制关联预算,确保无预算、超预算无法提交。

五是实时跟踪各学校单位预算执行情况,让各学校单位的经费使用主体实时把握经费使用情况,树立自主理财、科学理财的理念。教育主管部门在线横纵向比对各学校单位预算执行情况,针对异常情况,及时联系学校帮助解决,针对执行效率低、执行质量差等情况,进行排名通报,并将结果运用到下年度经费统筹安排。

“一站式”场景示例——支出管理

以日常经费支出管理为例,搭建预算、审批、支付、核算闭环。其中,审批按照风险类别划分为直接报销模式、事前申请事后报销模式、采购合同模式等,分别适用水电物业人员工资等低风险经济事项、“三公”会议培训差旅等中风险事项、采购工程项目等高风险事项。低风险事项采取快速报销模式,中风险事项采取管控前置、抓例外和异常的管理模式,高风险采取全过程强管控模式。

“一站式”场景示例——教育资助管理

将教育资助经费管理纳入平台,联通补助学生信息库,加强补助对象的审批,严格落实补助政策,跟踪补助发放情况,让每一笔资助经费准确无误地发放到学生手中。

“一站式”的场景示例——项目管理

将各类项目管理纳入平台,细分为信息化项目管理、零星工程管理、基建管理等,不同项目的管控重点不同,同时兼顾规范与效率。

以信息化项目的具体场景为例:一是实行项目备选登记制,各学校根据自身规划,提出需求,入库形成储备,区分优先级,重点保障对教育质量提升和学生利益密切相关的领域,重点推广具有普适意义、推广价值的尝试。支持比对分析,提示可能重复建设的项目,为集约化建设夯实基础。

二是选取项目进行立项,将项目可行性研究成果等纳入平台,明确项目建设目标、业务需求、技术指标和绩效指标,重大项目集体决策线上备案,确保每一个信息化项目经过论证、符合程序、目标明确、需求清晰。

三是按照信息化项目管理需求,将教育系统各学校单位作为建设主体需要关注的环节置于线上,如合同订立、项目启动、需求确认、项目变更等环节,关联资金支付,实现项目业务过程与资金支付进度的相互一致。

四是抓成果,按照合同约定和项目实施进度,对标需求进行验收,确保项目建设成果达到预期、验收程序符合要求。

五是将信息化项目建设转换形成的无形资产进行确权登记,针对部分无形资产与固定资产密切关联的成果,进行关联登记,确保成果可溯、产权明晰。

六是伴随合同审查与项目实施过程,关联发起支付,让每一笔支付可以在线上追溯实际执行情况,确保合法合规。

“一站式”核心逻辑——约束

除了依托关键节点的一体管控外,相关规则的内嵌,即“管控自动化”,也是“一站式”的重要保障。

调研结果显示,各学校单位违规行为普遍源自操作风险而非道德风险,即一线相关人员,尤其是业务经办人员和财务联络员,对有关财经制度把握不准、理解不到位导致的无意疏忽。

对此,一方面,可以通过强化培训加深各方对制度的理解;另一方面,需要依托数字化平台建立良好的政策传递机制,将刚性要求转化成基于单据要素的约束,从而实现常态化的规范管理。

以夜餐费为例,将人员信息、时间要素、补偿方式内嵌平台,勾选人员,选择时间和方式,由平台自动对标制度要求计算补贴金额,将琐碎问题系统化,简化操作,无需计算、核对或统计。

以出差为例,运用智慧财务平台将人员信息(包括级别与性别)、出差城市及住宿标准等要素内嵌,出差人员将各类出差场景,如是否包食宿、是否公务派车等进行线上勾选,平台自动对标制度提示住宿、补助等标准,真正实现财务不干预,但管控关口前置的功能。

约束规则的内嵌,将实现一个最基本目标,即违规事项无法提交。

“一站式”的核心逻辑——提醒

数字化并非万能的,很多事项不是通过规则对标就能管控的,一线经办人对制度的正确理解始终是必要的。

为此,在每一个事项的发起审批过程中,平台将事项对应的规章制度呈现给经办人,真正将制度传递机制融合到业务过程中,为一线提供一对一的财务服务,同时有助于全面提升相关人员制度规范意识,牢固树立按照制度办事的理念。

“一站式”的核心逻辑——预警

潜在风险行为的预警是有效防控的重要手段。以票据管理为例,在全面数字化时代到来之前,纸质发票是无法取缔的。避免假发票、一张发票重复报销是需要重点解决的问题。

现在,智慧财务平台设立了个人电子票夹,通过电脑传输、手机传输等方式,与国税系统衔接验证发票,未验真的给予预警并无法使用,报销时勾选发票发起,已报发票无法重复上传,让每一张票据跟随业务完成使命。

平台同样将实现与国库、核算的关联预警,智慧财务平台的审批记录与国库支付记录、会计核算记录不一致的,将被实时预警,真正构建起内外风险防控闭环。

“一站式”的核心逻辑——责任落地

“一站式”体现的是高效快速、一环紧扣一环,无任何冗余环节,而这除了科学设计以外,离不开每一个节点上岗位人员的忠诚履职。如何将责任落地在数字化平台中,是急需解决的一大问题。

过去,每个岗位都有其职责,但对于每一次审批具体把控的内容不清楚、不一致。“让我签字,我应该看什么?”这是很多审核人经常问到的问题。如何将制度中的管理职责与具体场景一一对应上?

对此,在前期构建标准体系过程中,义乌市教育局将每一个业务环节的审核岗位明确清楚,厘清职责,在数字化平台流程节点设计过程中,将每一个岗位的审批要素分解出来,即将“我对什么负责”“我该看什么”逐一梳理。

现在,对于每一个审核岗位而言,审批是简单的,同样是谨慎的。每一次审批,点击“同意”很简单,但勾选审批要素时需要非常慎重,对标自行的岗位职责,逐一审查后才能放心“同意”。每一个岗位的审核审批记录,每一个岗位勾选的审核要素均会留痕记录。每一次审核审批过程真正成为了每一个岗位对标职责履职的过程。

“一站式”的核心逻辑——高效联动

站在业务一线的视角,减负是重中之重,尤其是在短期内财务联络员仍大量兼职的情况下。因此,数字化平台除了是一个作业平台,更要成为一个沟通的平台。

各学校单位进入智慧财务平台,快速找到待办事项予以办理,将自己常用功能挂在显眼处,实时查看数据信息,查阅通知公告和文件,真正为一线减负,提升工作体验。电脑手机即可实现操作,风险较小的事项、紧急的事项,鼓励通过手机APP审批,审批信息自动推送给相关人员,可在5分钟内完成审批。

作为教育主管部门,通过对各学校单位每一笔业务数据的抓取分析,实现实时的横纵向比对分析,有效推动教育财务中心为各学校单位提供精细化的财务管理服务,同时构建排名争优的良好氛围。

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